张家界最早最大的散客拼团中心——喜乐游散拼中心，年接待游客4万多人，销售收入1500多万，同行客户近1000家，计调工作量非常大，旺季时为了及时收回应收款，财务数据统计的及时性和准确性要求非常高。

　　喜乐游总经理石自强非常重视信息化，在试用了一些国内比较大型的旅行社管理软件之后，感觉无法满足相关要求，便自行研究编制了Excel标准计划书，房餐安排表和预算表等。这在散拼同行中是相当先进了。计调根据这些标准Excel模板登记计划，安排房餐，财务人员又从计调那里复制相应团队文件过来进行登账。

　　散拼团队有两个难点，第一个是房餐安排，要将同日期同标准的散客合并安排，这个看似简单，但是相当复杂，要求非常准确和快速。而计划又是经常临时变动的，旺季酒店房间紧张时，有时团队出发了都不能安排好房餐。第二个是团款往来，做散拼的客户主要是同行，单笔业务客人数少，但批次多，而且关键的是实际团队运行中，客人要求变化多端，经常要求变更服务内容，如加餐、改房标、加景点、退门票等，这些都要计调时刻记录好，并准确移交给财务人员。散拼都是同行，信任度较高，一般都是先发团再结算，所以应收账款比较高，要求财务及时登账，做好明细对账单，方便业务人员收款。当然还有给司机导游酒店的应付账款也有类似问题。

　　石总自主开发的Excel计划模板对导游接送站、房餐安排还是有一定的帮助作用。但基于上述原因，如果计调与财务没有准确衔接，财务没有同步更新变动数据，则最后出具的明细对账单肯定不准确，业务人员上门收款以此为据，则有可能漏账。当然还有相应的应付账款，也存在类似现象，依据不准确的对账单，有可能多付了款。

　　如何从根本上解决这个问题，石总想到了软件定制开发。他联系了广东一家软件公司，预付了部分开发费用，但经过几个月的等待，还是无法完整解决上述问题。

　　后来，经人介绍，他接触到了一种全新的旅游信息系统——太云旅游云平台，这是一种基于Internet的月租型在线CRM系统，全球随时随地可以使用的旅行社管理软件，无需安装，上网即用。经过免费试用一段时间后，石总认为基本上能解决畅游世界的业务需求。

　　以下是根据实际业务操作设计的流程：
　　→业务人员接听业务电话，进行报价，确定团队计划与价格
　　→计调录入团队计划，安排房餐车票等，系统自动生成预算，导游凭打印的计划表和预算表出发带团
　　→导游带团中，根据实际情况与计调保持沟通，及时反馈变更项目
　　→导游带团结束，填写真实情况的报账表
　　→计调审核后，修改原来计划和相应的房餐车票明细，财务再审核无误后，报账结算
　　→系统自动生成了准确的客户应收款对账单、酒店应付款对账单、车队应付款对账单等
　　→出纳收款登账，选择准确的往来单位，可以在对应的往来对账单中自动冲减往来
　　→管理员可以查询当前所有计划表、预算表、结算表、往来表、团队统计表（含团款收入、成本、单团利润、人均利润、利润率等）。

　　从以上流程来看，肯定是解放了财务人员，极大提高了数据的准确性。但与原来相比，计调的工作量还略有增加，主要是导游报账后的修改工作。因为旺季计调团队多、事情多，头绪多，有时根本忙不过来。

　　根据实际中的情况，石总要求太云旅游云平台能进行个性化定制，太云公司技术力量雄厚，很快给出了优化版。完善了两个使用细节，大幅减少计调操作时间。

　　第一，就是对软件业普通流行的WEB操作界面进行改造，舍弃了原来单条新增再保存的模式，开发了出了类Excel的操作界面，可以一次性批量新增和修改计划、住宿、餐饮、门票、收入和支出等记录，缩短了操作响应时间。

　　第二，舍弃了业界流行的选择客户原界面，即下拉框或弹出窗口选择。因为量太大，近千条客户记录、几百条酒店记录要计调下拉选择是不现实的，弹出窗口输入名称搜索选择，也比较费时。新版本大量应用Ajax技术，推出了类Google搜索框，只要输入客户的编码、中文名称或拼音首写字母，系统就会自动呈现模糊匹配最符合条件的客户列表，确定选择非常方便快捷。这样，计调的操作就快很多了。这也是目前所有其他Web版旅游系统都没有解决的难题。

　　当然，太云旅游云平台还推出了更有效的解决方案。

　　第一，分配同行工号，可以开放同行客户登录系统，查询可报名的散客计划，进行远程报名。同行客户在远程新增、修改、删除自己登记的客人计划时，系统会自动触发短信通知当班计调。计调随时可以将团队状态改为确认成团，从而关闭同行客户的报名权限。这样，计调一般只要新增空白的团队计划就可，对同行远程报名的游客计划只要进行核价修改即可，集中精力安排房餐车票等。

　　第二，对旅行社进行流程再造，开放导游报账权限，要求导游必须登录系统，对“报账”状态中的团队进行房、餐、车、票等计调操作明细的修改。因为酒店宾馆等资料都是系统中的规范化数据，导游只能认真填写，符合规范才能保存成功，这样杜绝了纸质报账表字迹潦草或酒店宾馆等命名不一致的问题。导游修改完后，计调可以审核，认可后便可关闭团队报账状态，财务进行复核，无误后可以打印结算表进行报账。

　　第三，实行远程对账，同行客户登录系统后，可以查到与之发生的所有业务往来明细，还有应付款余额。如有异议，可以及时提出并要求修改。这样，业务人员收款就可以不用打印对账单了，客户可以上系统直接查看或业务上门当场演示对账。

　　经过三年多的正式使用，喜乐游散客拼团中心漏账几乎为零，而且应收款及时回流，从原来的100多万下降至20万不到，增加了资金的流动性。最重要的是解决了计调的工作难题和财务往来的精确性。石总对太云旅游云平台 给予了非常高的评价：“这是目前国内技术水平最高，唯一完整解决复杂散拼的旅游系统了，可以适用于任何规模的旅行社，而且非常实惠，每月只需200多元，相比于节省的人工和提高的效率，实在是太划算。”

　　近日，喜乐游散客拼团中心与正式续约太云旅游云平台，期限为十年，这也充分说明了石总对太云旅游云平台的信赖，谢谢石总！

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